Politika për denoncimin e paligjshmërisë

1. Hyrje

Në Daikin ne jemi të përkushtuar ta zhvillojmë biznesin tonë në mënyrë transparente. Ne përpiqemi për pajtueshmëri të plotë ligjore kudo që operojmë. Në të gjithë Daikin Europe Group1, punonjësit i nënshtrohen kodit të Etikës së Korporatës të Grupit, i cili promovon sjelljen e duhur dhe synon të sigurohet që të mos zhvillohen aktivitete të paligjshme në vendin e punës. Parimet e Etikës sonë të Korporatës janë të njëjta për çdo vend dhe sektor biznesi ku operojmë. Etikën tonë Korporatës mund ta gjeni në faqen tonë të internetit, www.daikin.eu.

Ne i inkurajojmë të gjithë të ngrenë pyetjet ose shqetësimet e tyre dhe të raportojnë sjelljen (e dyshuar) joetike ose të paligjshme në praktikat tona të biznesit. Daikin Europe Group garanton se raportimet e dorëzuara trajtohen në konfidencialitet të plotë.

Në këtë politikë ne shpjegojmë se si mund të paraqisni një raportim dhe si i kryejmë hetimet tona pas një raportimi të dorëzuar. Ne gjithashtu shpjegojmë mbrojtjen e ofruar për këdo që paraqet një raportim.

2. Kush mund të paraqesë një raportim?

Çdokush mund të raportojë sjellje të pahijshme të dyshuara ose të vërejtura në Daikin Europe Group: punonjësit, si dhe palët e jashtme të interesuara si kontraktorët, konsulentët, ofruesit e shërbimeve, agjentët, klientët etj.

3. Ku mund ta paraqes një raport?

Ka shumë mënyra për të raportuar. Ju mund të zgjidhni kanalin me të cilin ndiheni më komodë.

• Mund të raportoni te personi juaj i kontaktit në Daikin.

• Ju mund të paraqisni një raportim përmes linjës telefonike të denoncuesve të paligjshmërisë, e disponueshme 24 orë në ditë / 7 ditë në javë. Linja telefonike pranon raportime nëpërmjet një formulari në internet ose me telefon, çdo herë në gjuhën tuaj të preferuar. Ju mund të lidheni me linjën telefonike përmes lidhjes së mëposhtme: https://daikineurope.ethicspoint.com
  Për të vazhduar me një raportim, hapni lidhjen dhe shkoni te seksioni “Për të bërë një raportim”.
  Zgjidhni shtetin tuaj dhe tregoni metodën tuaj të preferuar të raportimit, formularin në internet ose me telefon. Kur vazhdoni me telefon, do të shfaqet numri i telefonit specifik për shtetin tuaj.
  Në të gjitha rastet, ju do të merrni një ID përdoruesi dhe një fjalëkalim. Pyetjet dhe komunikimi do të ndahen me ju përmes platformës. Mund ta vizitoni përsëri platformën në çdo fazë dhe të lini dokumente ose të bëni pyetje të mëtejshme.
• Në disa vende kemi një kanal specifik raportimi, i disponueshëm në faqen e internetit të njësisë lokale2.

4. A mund të raportoj në mënyrë anonime?

Ky opsion është i disponueshëm, megjithëse në disa vende mund të mos jetë ligjërisht i mundur3. Ju mund të ngrini incidente në mënyrë anonime, megjithëse në disa vende kjo mund të mos lejohet. Ne ju kërkojmë të jepni detaje të mjaftueshme dhe informacion faktik në mënyrë që të mund ta hetojmë raportimin në mënyrë efektive.

5. Çfarë lloj incidenti mund të ngre?

Ju mund të ngrini çdo lloj shqetësimi që dëshironi të na vini në vëmendje, por kjo politikë synon marrjen e raportimeve për shkelje ose shkelje të dyshuara të Etikës së Korporatës të Daikin Europe Group ose të ligjit. Shkelje të tilla mund të jenë për shembull shkelje e të drejtave të njeriut, shkelje e ligjit të konkurrencës, vepër penale ose shkaktim i dëmtimit të mjedisit.

6. A jam i mbrojtur kur raportoj një incident?

Daikin është i përkushtuar t’ju mbrojë nga çdo disavantazh, edhe nëse pas një hetimi duket se nuk ka pasur shkelje. Ne nuk tolerojmë hakmarrje në asnjë formë (largim nga puna, mohim promovimi, pezullim,…) ndaj personave që raportojnë në mirëbesim, me arsye të arsyeshme për të besuar se ka pasur shkelje.

Megjithatë, nëse raportoni me vetëdije ose jepni publikisht informacion të rremë, mund të përballeni me një dënim. Ju gjithashtu mund të përballeni me kërkesa për kompensimin e dëmeve që vijnë nga raportimi i rremë ose dhënia publike e informacionit të rremë.

7. Si e sigurojmë konfidencialitetin.

Daikin i trajton në mënyrë konfidenciale të gjitha raportimet, përmbajtjen e tyre, identitetin e personit raportues dhe të të tjerëve të përfshirë. Ne do ta përdorim raportimin tuaj për kryerjen e një hetimi dhe për zbatimin e çfarëdo mase në lidhje me rezultatin.

Ne mund të zbulojmë informacione rreth fakteve ose shqetësimeve në kuadrin e një veprimi ligjor ose një procedure tjetër që një autoritet fillon. Ne gjithashtu mund të zbulojmë informacione nëse arrijmë në vendimin se shkelja duhet t’u raportohet autoriteteve dhe/ose se do të bëjmë një ankesë zyrtare.

Ne gjithashtu mund t’ia zbulojmë përmbajtjen e raportit menaxhimit dhe/ose këshilltarëve tanë të jashtëm.

8. Çfarë ndodh pasi kam paraqitur një raportim?

Ne i marrim seriozisht të gjitha raportimet dhe ato trajtohen me kujdesin e duhur.

Komiteti i Auditimit i Daikin Europe Group ose, kur kërkohet me ligj, një përfaqësues lokal, është përgjegjës për hetimin e raportimeve të marra. Komiteti i Auditimit / përfaqësuesi vendor do të ndërmarrë hapat e mëposhtëm pas marrjes së një raporti:

• Brenda 7 ditëve Komiteti i Auditimit i dërgon një vërtetim marrjeje personit raportues.
• Pastaj Komiteti i Auditimit vendos nëse raportimi është i pranueshëm apo jo. Në rast se raportimi nuk është i pranueshëm, sepse bie jashtë objektivit të kësaj Politike, Komiteti i Auditimit informon raportuesin.
• Nëse raportimi është i pranueshëm, Komiteti i Auditimit kryen një hetim.
  • Komiteti i Auditimit mund të kërkojë ndihmën e të tjerëve si filialet ose departamentet e biznesit.
  • Komiteti i Auditimit mund të intervistojë punonjësit dhe/ose palët e treta që mund të dinë për incidentin e raportuar.
  • Komiteti i Auditimit do të shqyrtojë dokumentet që kanë të bëjnë me incidentin e raportuar.

• Pas përfundimit të hetimit, Komiteti i Auditimit vendos për këtë çështje.
  • Nëse çështja konfirmohet, Komiteti i Auditimit do të ndërmarrë veprimet e duhura për të adresuar shqetësimet e identifikuara.
  • Nëse incidenti i identifikuar nuk konfirmohet, çështja do të pushohet.

• Komiteti i Auditimit informon personin raportues për rezultatin brenda 3 muajve.

Komiteti i Auditimit respekton plotësisht të drejtat e mbrojtjes së çdo personi të përfshirë në një hetim. Këta persona do të marrin informacion për faktet ose shqetësimet dhe do të dëgjohen.

Shkelja e Etikës së Korporatës mund të çojë në një masë disiplinore ose në përfundimin e punësimit. Nëse një shkelje kryhet nga një palë e tretë, ne mund të ndërpresim marrëdhënien kontraktuale me këtë palë ose punëdhënësin e tyre.

9. Si jemi ne në përputhje me ligjet për mbrojtjen e të dhënave.

Trajtimi i raportimeve përfshin përpunimin e të dhënave personale. Në varësi të incidentit, Daikin Europe Group mund të mbledhë të dhëna si emrat, informacionet e kontaktit, titujt e punës, regjistrat e aksesit të sistemit dhe detajet në lidhje me incidentin.5

Ne i ruajmë të dhënat tuaja personale gjatë kohëzgjatjes së hetimit. Ne mund t’i mbajmë ato për më shumë kohë më pas, bazuar në vlerësimin tonë të rrezikut dhe kërkesat ligjore, por jo më shumë se sa lejohet sipas ligjeve në fuqi. Për lloje të veçanta të dhënash (p.sh. regjistrat e aksesit), mund të zbatohen periudha më të shkurtra ruajtjeje. Ne mund të ruajmë të dhëna për periudha më të gjata bazuar në një interes legjitim, si p.sh. për çështje gjyqësore të mundshme në të ardhmen ose kërkesa rregullatore, por ne do ta bëjmë këtë në përputhje me parimet e minimizimit të të dhënave dhe të drejtat tuaja.

Ju lutemi vini re se ju keni të drejtë që:

• Të keni akses në të dhënat tuaja personale dhe të merrni një kopje.
• Të korrigjoni të dhënat personale të pasakta ose të paplota.
• Të fshini të dhënat tuaja personale në rrethana të caktuara.
• Të kufizoni përpunimin e të dhënave tuaja personale.
• Të kundërshtoni përpunimin e të dhënave tuaja personale bazuar në interesa legjitime.
• Të merrni të dhënat tuaja personale në një format portativ.
• Të paraqisni një ankesë pranë Autoritetit të Mbrojtjes së të Dhënave të shtetit ku është raportuar incidenti.

Për shpjegime të hollësishme dhe për të ushtruar të drejtat tuaja, ju lutemi kontaktoni me Koordinatorët e Mbrojtjes së të Dhënave në adresën dpc@daikineurope.com.

Për më shumë informacion rreth praktikave tona të mbrojtjes së të dhënave, ju lutemi shikoni Politikën tonë të Mbrojtjes së të Dhënave4.

10. Procedura e denoncuesve të paligjshmërisë dhe mbrojtja e tyre në Bashkimin Evropian

Në Bashkimin Evropian, ligjet e Shteteve Anëtare të BE-së dhe e ashtuquajtura Direktiva e BE-së5 sigurojnë mbrojtje për personat që raportojnë shkeljet (e supozuara) të ligjit (“denoncimi i paligjshmërisë”).

Kushtet për të gëzuar një mbrojtje të tillë janë si më poshtë. Ju lutemi të njiheni me kërkesat specifike të ligjit në fuqi:

• Ju duhet të keni pasur arsye të arsyeshme për të besuar se informacioni ishte i vërtetë në kohën e raportimit dhe se një informacion i tillë binte brenda objektivit të ligjit;
• Ju keni raportuar brenda ose jashtë ose keni bërë një zbulim publik në përputhje me ligjin.

Raportimi i brendshëm do të thotë që keni përdorur një nga kanalet e raportimit të Daikin Europe Group. Ju inkurajojmë t’i përdorni këto fillimisht.

Raportimi i jashtëm nënkupton që ju paraqisni një raport tek autoritetet kompetente në shtetin anëtar të BE-së. Këto autoritete kompetente janë renditur në aneksin 1. Mund të përdorni kanalin e raportimit të jashtëm pasi të keni raportuar përmes kanalit të brendshëm të Daikin Europe Group dhe ky kanal i brendshëm nuk funksionoi siç duhet.

Bërja e një zbulimi publik do të thotë që ju raportoni drejtpërdrejt te publiku, për shembull, përmes një platforme në internet ose medias sociale ose medias. Kur bëni një zbulim publik ju duhet të gëzoni mbrojtje nëse

• keni raportuar fillimisht brenda dhe jashtë, por shkelja mbetet e pa adresuar ose nuk është ndërmarrë asnjë veprim i duhur, ose
• ju keni arsye të fortë për të besuar se ekziston një rrezik i afërt ose i dukshëm për interesin publik ose në rastin e raportimit të jashtëm, ekziston rreziku i hakmarrjes.
  

Jo të gjitha çështjet që përfshihen në fushën e Etikës së Korporatës janë sinjalizuese. Ne i referohemi këtyre si “çështje etike”. Mbrojtja e parashikuar me ligj për një person që ngre një çështje etike nuk është e njëjtë kur raporton një denoncim të paligjshmërisë. Megjithatë, Daikin Europe Group do t’i trajtojë çështjet etike të raportuara në të njëjtën mënyrë: udhëzimet dhe proceset e kësaj Politike zbatohen për të gjitha raportet që kemi marrë, pavarësisht nëse është një denoncim i paligjshmërisë apo një çështje etike.

11. Pyetjet

Në rast se keni ndonjë pyetje, mund të kontaktoni me C. Vyncke, Drejtor dhe Shef i Departamentit Ligjor, Daikin Europe N.V.

Email: vyncke.c@daikineurope.com

ANEKSI 1: Autoritetet kompetente përkatëse për të marrë një raportim të jashtëm

1 Daikin Europe Group përbëhet nga Daikin Europe N.V. dhe Daikin Europe Coordination Center N.V., degët dhe filialet e tyre, si dhe degët dhe filialet përkatëse të këtyre degëve dhe filialeve.

2 Shihni faqet e internetit të subjekteve me bazë në Itali.

3 Kur jeni në Republikën Çeke ose Hungari ose raportoni në lidhje me to, duhet të kërkoni këshilla përpara se të raportoni në mënyrë anonime pasi raportimi anonim mund të mos marrë mbrojtjen e parashikuar nga ligji kombëtar.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Direktiva (BE) 2019/1937 e Parlamentit Evropian dhe e Këshillit e datës 23 tetor 2019 për mbrojtjen e personave që raportojnë shkelje të ligjit të Bashkimit Evropian